C1 German grammar

Formal requests and negotiated conditions

Combine politeness, obligation, conditions and clear reference in a professional message.

The rule

State the requested action, responsible person and deadline clearly. Use polite forms and explicit conditions without obscuring what is required.

ich wäre Ihnen dankbar, wenn … · sofern … · bitte teilen Sie … mit

A professional request should identify the desired action and deadline. Politeness should not make the obligation or actor unclear.

Konjunktiv II can soften a request: ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … . Use consistent formal address.

Conditions and exceptions need clear logical scope. sofern and es sei denn are not interchangeable.

Use this table as a reference, then retrieve the forms without looking.

Form	Function	German example	English
wäre	First-person singular polite Konjunktiv II uses wäre.	Ich wäre Ihnen für eine Antwort dankbar.	I would be grateful to you for a reply.
prüfen	Polite modal könnten takes bare infinitive prüfen.	Könnten Sie die Angaben prüfen?	Could you check the information?
zu bestätigen	The requested actor Sie performs the zu-infinitive action.	Wir bitten Sie, den Termin zu bestätigen.	We ask you to confirm the appointment.
können	The initial prerequisite clause is followed by plural modal können.	Sofern Sie zustimmen, können wir beginnen.	Provided you agree, we can begin.
haben	Formal Sie controls final plural-form haben.	Bitte teilen Sie uns mit, wann Sie Zeit haben.	Please let us know when you have time.

Ich wäre Ihnen für eine Antwort dankbar.
I would be grateful to you for a reply.
First-person singular polite Konjunktiv II uses wäre.

Könnten Sie die Angaben prüfen?
Could you check the information?
Polite modal könnten takes bare infinitive prüfen.

Wir bitten Sie, den Termin zu bestätigen.
We ask you to confirm the appointment.
The requested actor Sie performs the zu-infinitive action.

Sofern Sie zustimmen, können wir beginnen.
Provided you agree, we can begin.
The initial prerequisite clause is followed by plural modal können.

Bitte teilen Sie uns mit, wann Sie Zeit haben.
Please let us know when you have time.
Formal Sie controls final plural-form haben.

Die Unterlagen sind bis Freitag einzureichen.
The documents must be submitted by Friday.

Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung.
We thank you for your support.

Falls Fragen entstehen, melden Sie sich bitte.
If questions arise, please contact us.

Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören.
I would be pleased to hear from you.

Wir kommen, es sei denn, der Termin wird verschoben.
We come unless the appointment is postponed.

Incorrect: Die Unterlagen sind bis Freitag zu einreichen.

Correct: Die Unterlagen sind bis Freitag einzureichen.

Separable einreichen inserts zu in the deadline requirement.

Incorrect: Wir danken Ihnen von Ihre Unterstützung.

Correct: Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung.

danken für selects the reason for thanks.

Incorrect: Falls Fragen entstehen, meldet Sie sich bitte.

Correct: Falls Fragen entstehen, melden Sie sich bitte.

Formal imperative uses plural-form melden with Sie.

Incorrect: Ich würde mich freuen, von Ihnen hören zu.

Correct: Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören.

The separate infinitive after freuen uses zu hören.

Incorrect: Wir kommen, es sei denn, der Termin werden verschoben.

Correct: Wir kommen, es sei denn, der Termin wird verschoben.

Bare es sei denn is followed by main-clause singular wird.

When asking someone to act, bitten plus object and infinitive is concise; preserve object control and comma boundaries.

Production task: write a five-sentence request including purpose, action, deadline, one condition and a courteous closing.

Self-check actor, action, date, case, verb position and address. Model comparison practises revision but is not external teacher assessment.

For source references and editorial level notes, see the grammar reference. You can report a correction if an explanation or example seems wrong.