Die Kundendaten gehören nicht in die Präsentation

Paula sah den Namen einer Kundin auf der ersten Ergebnisfolie und blieb mit der Maus darüber stehen.

Nils hatte die Präsentation für einen möglichen neuen Auftrag vorbereitet und um ihre Prüfung gebeten.

Ihre Firma half anderen Betrieben, die Bearbeitung von Bestellungen übersichtlicher zu organisieren.

Auf dem Bildschirm stand nun die vollständige Übersicht eines Handwerksbetriebs, einschließlich Ansprechpartnern, Bestellwerten und konkreten Lieferproblemen.

Paula hatte mit diesen Angaben gearbeitet, um den damaligen Auftrag auszuwerten.

Für die neue Werbung war ihre Verwendung mit der Kundin jedoch nicht vereinbart worden.

„Diese Übersicht können wir so nicht zeigen“, sagte sie.

Nils zog seinen Stuhl neben sie und zeigte auf die deutlich kürzer gewordenen Bearbeitungszeiten.

„Das ist unser stärkstes Beispiel“, antwortete er.

Der mögliche Auftraggeber wollte konkrete Ergebnisse sehen, nicht nur hören, dass ihre Beratung hilfreich sein könne.

Paula verstand diesen Wunsch und hatte die Auswertung selbst sorgfältig erstellt.

Die früheren Angaben waren ihnen aber für die Zusammenarbeit überlassen worden, nicht für eine öffentliche Kundengeschichte.

„Dann nehmen wir den Namen heraus“, schlug Nils vor.

Er löschte die Überschrift und ließ die eigentliche Tabelle unverändert.

Paula zeigte auf eine seltene Lieferung mit genauer Ortsangabe und einem auffälligen Termin.

Daneben standen die Namen zweier Mitarbeiter und die Bemerkung zu einem bestimmten Kundenprojekt.

Wer den Betrieb kannte, könnte aus solchen Einzelheiten weiterhin erkennen, wessen Daten auf der Folie lagen.

„Die fehlende Überschrift macht daraus noch kein allgemeines Beispiel“, sagte sie.

Nils las die Zeilen und schloss die Ansicht, bevor ein weiterer Kollege in den Raum kam.

Die Besprechung mit dem möglichen Auftraggeber sollte in drei Stunden beginnen.

Für eine geklärte Zustimmung der früheren Kundin war bis dahin nicht verlässlich Zeit vorhanden.

Paula prüfte stattdessen die bereits zusammengefassten Auswertungen mehrerer abgeschlossener Aufträge.

Dort waren Abläufe nach breiten Kategorien und Zeiträumen beschrieben, ohne einzelne Betriebe oder Bestellungen nebeneinander aufzulisten.

Sie wählte Angaben, die nicht von einem einzigen auffälligen Kundenfall getragen wurden.

Eine Gesamtdarstellung zeigte die Spanne der Bearbeitungszeiten vor und nach den jeweiligen Umstellungen, jeweils mit der Zahl der zugrunde liegenden geprüften Bestellungen.

Die unterschiedlichen Ausgangslagen blieben dabei als Spannbreite sichtbar.

„Damit verlieren wir die klare Erfolgsgeschichte“, sagte Nils.

Paula bestätigte, dass ein zusammengefasster Verlauf weniger anschaulich war als die erkennbare Geschichte eines einzelnen Betriebs.

Sie baute die neue Folie aus den überprüften Gesamtdaten und ließ eine Kollegin die zugrunde liegende Auswahl kontrollieren.

Eine kleine Gruppe mit einer ungewöhnlichen Auftragsart nahmen sie heraus, weil deren Darstellung zu nahe am einzelnen bekannten Betrieb geblieben wäre.

Die breiteren Angaben wurden dadurch weniger detailliert, aber ihre Herkunft blieb intern nachvollziehbar.

Paula erklärte auf der Folie, welche Bereiche zusammengefasst waren und dass die Ergebnisse nicht für jeden Auftrag gleich ausgefallen waren.

Sie behauptete keine garantierte Verbesserung für einen neuen Kunden.

Die Folie nannte auch, welche noch ungeprüften Angaben nicht in diese Auswahl aufgenommen worden waren.

„Können wir wenigstens eine echte Ansicht nachbauen?“, fragte Nils.

Paula bereitete dafür eine klar als fiktiv bezeichnete Übersicht vor, die nur den Ablauf erklärte und nicht als Kundenbeleg ausgegeben wurde.

Vor der Besprechung öffneten sie die Präsentation auf dem vorgesehenen Rechner.

Die ursprünglichen Kundenseiten lagen nicht mehr als versteckte Folien in dieser Datei.

Auch die Notizen enthielten keine Namen oder wörtlichen Auszüge aus dem früheren Vorgang.

Nils ging die neue Reihenfolge durch und fragte, wie er den fehlenden Einzelfall erklären solle.

„So, wie die Grenze tatsächlich ist“, antwortete Paula.

„Wir können diese konkreten Angaben derzeit nicht für die Präsentation verwenden.“

Sie übte den Übergang zu den zusammengefassten Ergebnissen, ohne die entfernte Geschichte aus dem Gedächtnis doch wieder zu erzählen.

Der mögliche Auftraggeber, Herr Reuter, betrachtete die neue Ergebnisfolie länger als die übrigen.

Er fragte, ob sie einen konkreten Betrieb nennen könnten, dessen Ablauf sich so verändert habe.

Nils erklärte, dass dafür heute keine abgestimmte Kundengeschichte vorliege.

„Dann kann ich die Einzelheiten nicht selbst prüfen“, sagte Herr Reuter.

Paula stimmte dieser Einschränkung zu und zeigte, wie die Gesamtauswertung zusammengesetzt war, ohne identifizierbare Einzelvorgänge offenzulegen.

Ein späteres Gespräch mit einer ausdrücklich einverstanden erklärten Referenzfirma wäre eine andere Möglichkeit, aber noch keine bestätigte Zusage.

Herr Reuter notierte die offene Frage.

An der fiktiven Übersicht konnten sie anschließend erklären, wo eine bestätigte Angabe stand und wer eine Änderung weitergab.

Herr Reuter stellte mehrere Fragen, die sich auf den Ablauf seines eigenen Betriebs bezogen.

Dadurch, dass das Beispiel keine fremde Kundengeschichte behauptete, blieb der Unterschied zwischen Erklärung und Ergebnisbeleg sichtbar.

„Für einen Auftrag brauche ich trotzdem noch mehr Sicherheit“, sagte er zum Schluss.

Er wollte die Unterlagen prüfen und weitere Fragen sammeln.

Nils erhielt an diesem Tag keine unmittelbare Zusage, obwohl er sie sich von der ursprünglichen starken Folie erhofft hatte.

Die sachlichen Unterlagen gingen mit ihrer erklärten Begrenzung an Herrn Reuter.

Zurück im Büro schrieb Nils eine getrennte Anfrage für eine mögliche künftige Referenz.

Darin beschrieb er den beabsichtigten Einsatz und fragte, welche Angaben überhaupt gemeinsam gezeigt werden könnten.

Er versprach Paula nicht, dass die frühere Kundin zustimmen würde.

„Ich dachte, ohne Namen wäre die Sache erledigt“, sagte er.

Paula zeigte auf die alte Ortsangabe, die selbst ohne Überschrift einen deutlichen Rückschluss ermöglicht hätte.

Dann schlossen sie die ursprüngliche Auswertung in der für den damaligen Auftrag vorgesehenen Ablage.

Die Anfrage blieb eine offene Möglichkeit für später.

Paula räumte nach dem Gespräch den kleinen Besprechungsraum auf.

Auf dem Tisch lag ein Ausdruck der Gesamtauswertung mit einem handschriftlichen Fragezeichen von Herrn Reuter.

Sie steckte ihn zu den offenen Rückfragen für den möglichen Auftrag.

Die fiktive Übersicht löste sie daneben aus der Mappe und legte sie zu den erklärenden Beispielen.

Auf keiner der beiden Seiten stand der Name der früheren Kundin.

Das Fragezeichen blieb deutlich sichtbar.