Ein Feiertag für verschiedene Teams

In meiner ersten Planung stand für Freitag nur das Wort Prüfung.

Daneben hatte ich Oskars Namen geschrieben, als wäre damit schon ein verfügbarer Arbeitstag vereinbart.

Wir arbeiteten in zwei Büros desselben Unternehmens, allerdings in verschiedenen Ländern.

Ich hieß Luisa und koordinierte eine Kundenauswertung, die am Freitagmittag verschickt werden sollte.

Oskars Team lieferte einen Teil der Zahlen und prüfte gewöhnlich die dazugehörigen Beschreibungen.

Weil wir uns fast jeden Morgen online trafen, hatte ich über einen Unterschied in unseren Kalendern nicht nachgedacht.

Am Mittwoch fragte Oskar, warum ich die letzte Prüfung auf seinen Feiertag gelegt hatte.

„Bei uns ist das ein normaler Freitag“, antwortete ich zunächst.

Schon während ich sprach, hörte ich, dass meine Antwort seine Frage nicht beantwortete.

Oskar zeigte mir den Kalender seines Standorts, in dem das Büro an diesem Tag geschlossen war.

Die Information war im gemeinsamen Ordner verfügbar gewesen, aber nicht in meinen persönlichen Kalender übernommen worden.

„Ich habe am Donnerstag noch einen ganzen Arbeitstag“, sagte er.

„Am Freitag ist niemand für diese Aufgabe eingeplant.“

Ich sah auf meine Liste und merkte, dass nicht nur die Uhrzeit, sondern die Zuständigkeit für den Abschluss falsch geplant war.

Ein Kollege in unserem Büro meinte, Oskar könne die Datei vielleicht kurz von zu Hause aus ansehen.

Oskar fragte, wer dann die anderen Angaben seines Teams bestätigen sollte.

„Wir können nicht eine geschlossene Abteilung durch mein privates Telefon ersetzen“, sagte er.

Einerseits wollte ich den zugesagten Termin halten, andererseits hatte ich dafür ungefragt auf einen fremden freien Tag zurückgegriffen.

Die Kundin kannte unseren internen Plan nicht und hatte auch keine Feiertagsarbeit von Oskar verlangt.

Ich konnte diese Verantwortung deshalb nicht mit ihrem Wunsch nach Pünktlichkeit begründen.

Wir mussten den Übergang zwischen den beiden Büros anders organisieren.

„Was könnt ihr bis Donnerstag verbindlich abschließen?“, fragte ich Oskar.

Er nannte die geprüften Tabellen, die Erläuterungen seiner Kollegin und die Antworten auf bereits eingegangene Rückfragen.

Neue Fragen am Freitag würden dagegen erst nach dem Feiertag bearbeitet werden können.

Ich schrieb diese Grenze auf und fragte unsere Teamleiterin, ob der endgültige Versand bei uns liegen könne.

Dafür brauchten wir nicht bloß die Dateien, sondern auch jemanden, der den Gesamtbericht prüfen durfte und die nötige Zeit hatte.

Meine Kollegin Hanna konnte diese Prüfung übernehmen, wenn eine andere Aufgabe verschoben wurde.

Die Teamleiterin setzte ihre interne Präsentation auf die folgende Woche und bestätigte Hannas Zuständigkeit.

Wir vereinbarten für Donnerstag um vierzehn Uhr eine vollständige Übergabe der bestätigten Angaben.

Danach blieb an beiden Standorten noch Arbeitszeit für konkrete Rückfragen.

Hanna sollte die Zusammenhänge prüfen, während ich den Bericht zusammenstellte und den Versand koordinierte.

„Und wenn am Freitag eine neue Zahl auftaucht?“, fragte mein Kollege.

Wir würden ihren Status kenntlich machen und nichts als bestätigt ausgeben, was Oskars Team nicht geprüft hatte.

Falls dadurch der vereinbarte Inhalt nicht mehr geliefert werden könnte, müsste ich die Kundin rechtzeitig informieren.

Eine mögliche Verschiebung wurde nicht ausgeschlossen, nur weil sie unangenehm gewesen wäre.

Am Donnerstag kam das Paket mit Tabellen und Erläuterungen kurz vor der vereinbarten Zeit an.

Hanna stellte beim Lesen eine Frage zu einer auffällig kleinen Vergleichsgruppe.

Die Zahl selbst stimmte, doch ohne die Erklärung wäre der dazugehörige Satz missverständlich gewesen.

Oskars Kollegin ergänzte den Zusammenhang noch am Nachmittag.

„Genau dafür brauchten wir die gemeinsame Zeit vor dem freien Tag“, sagte Hanna.

Ich änderte den Abschnitt und schickte die neue Fassung zur Kontrolle zurück.

Obwohl wir den Ablauf früher begonnen hatten, war der Donnerstag dadurch voller geworden als ursprünglich geplant.

Vor seinem Feierabend bestätigte Oskar die überarbeiteten Angaben seines Teams.

Ich wiederholte, dass Hanna und ich am Freitag für Gesamtprüfung und Versand zuständig seien.

„Dann wünsche ich euch einen guten Abschluss“, sagte er.

Ich wünschte ihm einen angenehmen Feiertag und stellte keine Bitte um eine letzte erreichbare Telefonnummer daneben.

Die Zuständigkeit war jetzt an unserem Standort angekommen, nicht nur der Ordner mit den Dateien.

Oskar stellte seine Abwesenheitsnachricht ein und beendete das Gespräch.

Ich speicherte seine Bestätigung bei genau der Fassung, auf die sie sich bezog.

Am Freitagmorgen fanden wir noch einen unklaren Verweis im letzten Abschnitt.

Mein erster Impuls war, Oskar eine Nachricht zu schicken.

Dann öffnete Hanna die mitgelieferte Erläuterung und zeigte mir die bereits bestätigte Zuordnung.

„Die Antwort ist hier, wir müssen sie nur richtig verwenden“, sagte sie.

Ich korrigierte den Verweis und ließ den gesamten Abschnitt noch einmal von ihr lesen.

Unser Plan ersparte uns die Prüfung nicht, machte sie aber ohne eine ungeplante Auskunft aus dem geschlossenen Büro möglich.

Der Bericht wurde kurz vor Mittag in der bestätigten Fassung verschickt.

Die Kundin bedankte sich am Nachmittag und stellte eine zusätzliche Frage für die nächste Auswertung.

Sie war für den versandten Bericht nicht erforderlich, weshalb ich dafür einen späteren Rückmeldetermin vereinbarte.

Oskars Team erhielt die Frage mit diesem Termin für seinen nächsten Arbeitstag.

Bei unserem folgenden Gespräch erzählte ich ihm, wie selbstverständlich sein Name zuerst neben dem Freitag gestanden hatte.

„Das ist mir in der anderen Richtung auch schon passiert“, antwortete er.

Wir ergänzten die Standortkalender in der gemeinsamen Planung und legten fest, wer sie vor neuen Übergaben prüfte.

Die nächste Zuständigkeit sollte nicht wieder aus meinem vertrauten Wochenrhythmus entstehen.

Als ich einige Wochen später einen neuen Termin eintrug, öffnete ich zuerst die Übersicht beider Büros.

Diesmal lag ein freier Tag an unserem Standort mitten im geplanten Übergabezeitraum.

Ich schrieb Oskar nicht einfach meinen Namen für die letzte Prüfung dazu, sondern fragte nach einem möglichen Abschluss in seinem Team.

„Wir schauen morgen auf die verfügbaren Stunden“, antwortete er.

Ich ließ das Feld für die verantwortliche Person bis dahin offen.

Neben dem Termin standen zwei Kalender, und keiner von beiden war nur eine Kopie des anderen.