Die Rechnung erreicht den falschen Monat

Hanna sieht auf ihre Jahresübersicht und daneben auf die Nachricht zur fälligen Miete für Wohnung und Arbeitsraum.

Als freie Gestalterin verdient sie nicht jeden Monat gleich viel, obwohl ihre wiederkehrenden Zahlungen feste Termine haben.

Nach den getrennt berücksichtigten betrieblichen Kosten und Rücklagen reicht ihr geplanter Jahresbetrag für diese regelmäßigen Ausgaben.

In der ersten Woche dieses Monats werden jedoch neunhundertfünfzig Euro fällig, während nur zweihundertfünfzig Euro dafür verfügbar sind.

Eine Rechnung über zwölfhundert Euro soll erst am zwanzigsten bezahlt werden.

„Auf das ganze Jahr gerechnet müsste es passen“, sagt sie zu ihrem Bekannten Noah, der ihre Übersicht mit ihr ansieht.

Das erwartete Honorar liegt in ihrer Übersicht nach dem Termin, an dem vorhandenes Geld für die Rechnungen gebraucht wird.

Noah fragt nach den tatsächlichen Zahlungsterminen ihrer letzten Aufträge und nicht nach einem gleichmäßig verteilten Monatsdurchschnitt.

Hanna hat die Rechnungen und Eingänge aufbewahrt und kann die jeweiligen Tage danebenstellen.

Viele Zahlungen kommen erst nach der fertigen Arbeit, die laufenden Ausgaben liegen dagegen oft am Monatsanfang.

„Wenn ein Honorar erst später eintrifft, kann die Jahressumme passen und am Montag trotzdem Geld fehlen“, sagt Noah.

Er behauptet nicht, jeder angekündigte Eingang werde pünktlich kommen, nur weil er in ihrer Tabelle steht.

Hanna kennzeichnet deshalb erwartete und bereits erhaltene Zahlungen unterschiedlich.

Die aktuelle Lücke beträgt vor dem angekündigten Eingang siebenhundert Euro.

Um die tatsächlich fälligen Rechnungen dieses Monats zu bezahlen, verwendet Hanna siebenhundert Euro aus ihrem vorhandenen Reisebudget.

Das Geld ist bereits da, anders als das Honorar aus dem noch offenen Zahlungsvorgang.

Sie bezahlt die vereinbarten Beträge rechtzeitig und verschiebt ihre geplante Reise.

„Ich möchte nicht bei jeder Rechnung meine nächsten freien Tage in die Lücke stecken“, sagt sie.

Der Auftraggeber zahlt die zwölfhundert Euro schließlich erst am achtundzwanzigsten statt am zwanzigsten.

Damit besteht die Schwierigkeit nicht nur aus der Verzögerung; selbst der vereinbarte zwanzigste wäre nach ihren frühen Ausgaben gelegen.

Eine neue Jahressumme allein hätte diesen zeitlichen Abstand nicht geschlossen.

Hanna überlegt zunächst, ob sie künftig nur weniger Kaffee unterwegs kaufen müsste.

Diese Ausgabe kann sie ändern, doch eine kleine monatliche Ersparnis würde die gefundene Lücke nicht rechtzeitig überbrücken.

„Das kann ein zusätzlicher Beitrag sein, ersetzt aber weder vorhandenes Geld noch passendere Zahlungstermine“, sagt Noah.

Sie vergleichen deshalb konkrete kommende Fälligkeiten mit den unsicheren Eingängen ihrer laufenden Arbeit.

Steuerbezogene Rücklagen und bereits gebundene Projektbeträge zählen sie nicht als frei verfügbare Reserve für die laufenden Rechnungen.

Hanna plant eine eigene Reserve für diese Zeitabstände, nicht eine höhere Schätzung ihrer nächsten Aufträge.

Sie trägt ein, aus welchen tatsächlich bezahlten Honoraren sie einen verfügbaren Teil dafür zurücklegen kann.

In den nächsten drei Monaten legt Hanna nach ihren übrigen Verpflichtungen jeweils dreihundert Euro aus eingegangenen Zahlungen auf ein getrenntes Reservekonto.

Die neunhundert Euro sind danach tatsächlich vorhanden und nicht bloß das Ziel am unteren Rand ihrer Übersicht.

Ihre verschobene Reise wird dadurch nicht automatisch wieder finanziert.

„Die Reserve soll die nächsten frühen Zahlungen auffangen, nicht wieder als Reisegeld verschwinden“, erklärt sie Noah.

Ob dieser Betrag bei späteren anderen Ausgaben reicht, muss sie anhand der jeweiligen Fälligkeiten erneut ansehen.

Für den von ihnen betrachteten Abstand bietet er zunächst einen vorhandenen Puffer.

Hanna sieht aber auch, dass ein Puffer die Zahlungsbedingungen ihrer Arbeit nicht von allein verändert.

Für einen neuen Gestaltungsauftrag über zweitausend Euro bespricht sie deshalb Teilzahlungen mit Kundin Rike.

Sie schlägt sechshundert Euro bei Auftragserteilung, achthundert nach dem bestätigten Entwurf und sechshundert nach der vereinbarten Fertigstellung vor.

Rike erklärt, eine vollständige Vorauszahlung passe nicht zu ihren eigenen Abläufen.

„Die erste Teilzahlung kann ich nach der bestätigten Auftragserteilung überweisen“, sagt sie.

„Darum verbinden wir die weiteren Beträge mit vereinbarten Arbeitsschritten“, antwortet Hanna.

Sie beschreiben gemeinsam, was der zu bestätigende Entwurf enthalten soll und wann die Rückmeldung dafür vorgesehen ist.

„Mit diesen drei Schritten kann ich den Zahlungsplan bestätigen“, sagt Rike nach dem Vergleich.

Die konkreten Beträge, Arbeitsschritte und Termine werden in ihre gemeinsame Vereinbarung aufgenommen.

Noah fragt beim nächsten Treffen, ob die erste Teilzahlung schon eingegangen oder erst angekündigt sei.

„Eine unterschriebene Planung ist wichtig, aber das Guthaben entsteht erst mit dem Eingang“, sagt er.

Kurz danach erhält Hanna die vereinbarten sechshundert Euro und ordnet sie ihrer bestehenden Kosten- und Rücklagenplanung zu.

Davon stehen nach den getrennt berücksichtigten hundertfünfzig Euro für andere Verpflichtungen vierhundertfünfzig für die nun betrachteten laufenden Zahlungen bereit.

Zusammen mit den übrigen zweihundertfünfzig verfügbaren Euro hat sie vor der ersten Monatswoche damit siebenhundert Euro.

Für die fälligen neunhundertfünfzig überträgt sie weitere zweihundertfünfzig aus der aufgebauten Reserve.

„Diesmal brauche ich den Puffer nur für einen Teil des Abstands“, sagt sie beim Nachrechnen.

Die frühen Zahlungen werden vollständig ausgeführt, und auf dem Reservekonto bleiben sechshundertfünfzig Euro.

Die späteren achthundert und sechshundert Euro aus dem Auftrag sind noch nicht eingegangen und stehen weiter in der erwarteten Spalte.

Hanna will den verwendeten Reserveanteil aus später tatsächlich verfügbaren Mitteln wieder ergänzen.

Die neue Vereinbarung hat diesen ersten Monat verbessert, ohne alle künftigen Verzögerungen unmöglich zu machen.

Eine Kundin mit anderen Arbeitsabläufen könnte andere Teilzahlungen benötigen; Hanna hat keinen allgemeinen Anspruch für alle Aufträge daraus abgeleitet.

Ihr Vergleich enthält nun nicht nur Beträge, sondern die Tage, an denen vorhandenes Geld für fällige Ausgaben gebraucht wird.

Die kleine Kaffeeausgabe steht darin weiterhin, aber nicht mehr an der Stelle der gesamten Lösung.

Im bezahlten Arbeitsraum setzt Hanna sich vor den Entwurf für Rikes nächsten Arbeitsschritt.

Neben dem Bildschirm liegt ein Kalender, dessen erste Woche jetzt mit den ausgeführten Zahlungen markiert ist.

Die späteren Honorarzeilen haben noch keine Markierung für einen Eingang.

Hanna schaltet die Lampe über dem Zeichentisch ein und zieht das Papier für den bereits begonnenen Auftrag in den hellen Kreis.