Die neue Kollegin fragt nach

Unsere neue Kollegin hatte schon mehrere Jahre in einem ähnlichen Bereich gearbeitet.

Deshalb erwarteten wir, dass sie die meisten Aufgaben schnell übernehmen würde.

In den ersten Tagen zeigte ich ihr die gemeinsamen Dateien und erklärte einen typischen Auftrag.

Sie hörte aufmerksam zu und schrieb einzelne Schritte auf.

Als ich fertig war, stellte sie mehrere Fragen.

Sie wollte wissen, woran sie die aktuelle Fassung erkennen könne und wer einen Auftrag am Ende bestätige.

Ich antwortete aus meiner Erfahrung.

Dabei fiel mir noch nicht auf, dass ich für fast jede Erklärung ein anderes Beispiel brauchte.

Auch in den folgenden Tagen fragte sie häufig nach.

Ein Mitarbeiter meinte beim Mittagessen, sie wirke unsicher.

Er habe bei seiner Einarbeitung nicht so viele Fragen gestellt.

Ich nickte zunächst, weil ich ebenfalls mehr Selbstständigkeit erwartet hatte.

Dann erinnerte ich mich daran, wie oft ich ihn selbst nach einem Ablageort gefragt hatte.

Manche Informationen bekam man bei uns nur zufällig in einem Gespräch.

Andere wusste eine einzige Person besonders gut.

Wir arbeiteten schon lange damit und bemerkten die Lücken deshalb kaum.

Für jemanden, der neu kam, mussten diese Gewohnheiten schwer zu erkennen sein.

Die neue Kollegin fragte eines Morgens, weshalb in einer Tabelle zwei ähnliche Felder standen.

Ich erklärte den Unterschied, war mir bei einer Ausnahme aber nicht sicher.

Eine Kollegin gab eine andere Antwort.

Wir sahen gemeinsam einen alten Auftrag an und stellten fest, dass beide Verfahren schon verwendet worden waren.

Niemand hatte die Ausnahme aufgeschrieben.

Unsere neue Kollegin sagte: „Dann weiß ich noch nicht, welche Variante ich heute nehmen soll.“

Sie hatte nicht den üblichen Arbeitsschritt vergessen.

Wir hatten ihr zwei widersprüchliche Erklärungen gegeben und von ihr erwartet, den richtigen Zusammenhang selbst zu finden.

In der nächsten Teambesprechung sammelten wir solche Stellen.

Die neue Kollegin brachte ihre Notizen mit.

Darin standen keine allgemeinen Beschwerden, sondern konkrete Fragen aus den Aufgaben, die wir ihr gezeigt hatten.

Wir gingen sie nacheinander durch.

Bei einigen konnten wir sofort eine eindeutige Antwort geben.

Bei anderen mussten wir erst festlegen, welches Vorgehen künftig gelten sollte.

Der Mitarbeiter, der sie für unsicher gehalten hatte, erklärte einen Ablauf besonders genau.

Während er sprach, merkten wir, dass ein Teil davon bisher nur ihm bekannt gewesen war.

Er hatte ihn über die Jahre selbst entwickelt.

Wir beschlossen, kurze Notizen zu den wichtigsten Schritten zu erstellen.

Daraus sollte kein riesiges Handbuch werden, das später niemand mehr öffnete.

Für jeden Ablauf schrieben wir den Ausgangspunkt, die nötigen Angaben und den nächsten Schritt auf.

Wenn eine Ausnahme vorkam, ergänzten wir, an wen man sich wenden sollte.

Ich übernahm die Erklärung zur Ablage.

Dabei musste ich selbst prüfen, welche unserer alten Ordner noch gebraucht wurden.

Die neue Kollegin las den Text und zeigte mir eine Stelle, an der ich erneut Wissen vorausgesetzt hatte.

Ich fügte ein konkretes Beispiel hinzu.

Danach probierten wir die Notizen mit echten Aufgaben aus.

Die neue Kollegin konnte mehrere Schritte selbst erledigen und fragte nur noch dort nach, wo Angaben fehlten oder eine neue Situation auftauchte.

Auch ich öffnete die Notizen häufiger als erwartet.

Bei einem Auftrag, den ich seit längerer Zeit nicht bearbeitet hatte, fand ich den Ablauf schneller als in meinen alten Nachrichten.

Ein langjähriger Kollege ergänzte eine Rückfrage, die bisher immer nur mündlich gestellt worden war.

So wuchsen die Erklärungen an den Stellen, an denen wir sie tatsächlich brauchten, statt einfach immer länger zu werden.

Einige Wochen später kam ein Mitarbeiter aus einem anderen Team zu uns.

Er sollte vorübergehend bei einem Auftrag helfen.

Ich gab ihm die passenden Notizen und besprach danach die offenen Punkte.

Die Einarbeitung dauerte weniger lang als bei den früheren Versuchen, alles aus dem Kopf zu erzählen.

Unsere neue Kollegin beantwortete eine seiner Fragen selbst.

Sie erklärte nicht nur, was sie machte, sondern auch, wo die gemeinsame Beschreibung lag.

Ich sah zum Kollegen, der sie anfangs für unsicher gehalten hatte.

Er bedankte sich bei ihr und ergänzte einen Hinweis aus seiner Erfahrung.

Bei der nächsten Besprechung fragte unsere Kollegin noch immer nach, wenn etwas nicht klar war.

Das wirkte auf uns inzwischen anders.

Manchmal fehlte ihr tatsächlich eine Information, manchmal fehlte die Information dem ganzen Team.

Wir mussten genauer unterscheiden, bevor wir ihre Fragen bewerteten.

Auf meinem Schreibtisch lag weiterhin der Zettel vom ersten Einarbeitungstag.

Viele Antworten darauf standen nun im gemeinsamen Ordner.

Als ich ihn abheftete, fiel mir ein, wie schnell ich am Anfang genickt hatte.

Ihre Erfahrung war nicht das Problem gewesen.

Unsere Erklärungen hatten mehr Lücken gehabt, als wir bemerkt hatten.